Компания развития общественных связей (АО «КРОС»)

Описание компании

КРОС — один из самых успешных игроков российского коммуникационного рынка. Компания основана в 1995 году и входит в число крупнейших коммуникационных агентств мира по версии PRWeek и Provoke Media (ex. The Holmes Report).

КРОС — это группа компаний, предоставляющих полный спектр коммуникационных услуг: разработка и проведение коммуникационных кампаний, GR, кризисные коммуникации, аналитика и медиаисследования, креативные разработки, маркетинговые коммуникации, digital и SMM, визуальный контент.

Клиентами агентства стали более 400 российских и международных компаний, государственных и общественных организаций. За время работы сотрудники КРОС реализовали свыше 6000 проектов. Среди них — как задачи национального уровня, так и значимые проекты для частных компаний из широкого спектра отраслей и секторов экономики. Многие проекты КРОС удостоены национальных и международных профессиональных премий.

О ситуации

В компании был устаревший интранет собственной разработки, который выполнял функции внутреннего справочно-информационного ресурса, системы учета рабочего времени, простой отчетности по проектам, управления кадрами и в некоторой степени административными задачами. Отсутствовала связь с другими системами.

Задачи

  • Модернизация внутренних информационных ресурсов;

  • Настройка управления жизненным циклом проектов и отчетности по ним;

  • Создание единой базы данных и документов по клиентам, проектам и подрядчикам;

  • Повышение эффективности управления проектами;

  • Модернизация системы учета рабочего времени;

  • Автоматизация финансового планирования и управления;

  • Настройка электронного согласования документов;

  • Повышение эффективности решения административных задач.

Решение

Новый корпоративный портал на базе Битрикс24 с адаптированной архитектурой и кастомными модулями в части проектного и административного управления: Проекты, ЭДО, TimeSheet.

Три причины выбора Битрикс24:

Адаптивная платформа с user-friendly интерфейсом, широким стандартным инструментарием и возможностью максимально настроить под себя.

Нет зависимости от конкретного подрядчика: можно выбрать любого, подходящего для решения тех или иных задач на любом этапе развития системы.

Низкая стоимость лицензии.

 

Кастомные разработки

Модуль «Проекты»

Кастомный модуль «Проекты» предназначен для автоматизации ведения проектной деятельности. Он содержит реестр всех имеющих отношение к конкретному лицу проектов, данные, документы и отчеты по каждому проекту, в нем будет осуществляться управление бюджетом проекта (в разработке).

Как только запрос в CRM переходит в статус «Проект в разработке», в модуле «Проект» создается соответствующий проект. Внутренние проекты компании создаются вручную без связи с CRM. Одновременно с созданием Проекта автоматически создается Проектная группа (стандартный проект/группа Битрикс24). Все данные синхронизируются, а изменения фиксируются в Истории изменений.

Проект - карточка - участники 2.png

Участники Проекта имеют разные роли. Это, в частности, влияет на их права и возможности в модуле ЭДО.

В модуле «Проекты» формируются и заполняются периодические (еженедельные) сводные отчеты по проектам к совещаниям. По сравнению с модулем в старом интранете заказчика, раздел стал более удобным для заполнения и вывода на экран. Также есть возможность сделать выгрузку в Excel.

Преимущества модуля:

  • Единый реестр всех внешних и внутренних проектов с необходимым набором данных;

  • Возможность разделения доступа к данным по ролям;

  • Хранение документов по проектам с необходимым атрибутированием;

  • Возможность ведения сводных отчетов по проектам;

  • Управление бюджетом проекта (в разработке).

 

Модуль «ЭДО» (система внутреннего электронного документооборота)

Модуль решает задачи электронного согласования и хранения документов. Он позволяет настраивать различные сценарии согласования документов с учетом типов документов, различающихся маршрутов согласования в компаниях группы, наличия этапов согласования с вариантами согласующих (юристы, кураторы), наличия этапов согласования, где возможна замена или автосогласование в случае отсутствия согласующего.

Автору документа достаточно выбрать необходимую категорию и тип документа (от этого зависит, каким маршрутом пойдет согласование документа), заполнить необходимые поля, выбрать согласующих (только если поле предполагает выбор, например, - юриста), прикрепить документ и отправить его на согласование. При заполнении карточки также могут появляться подсказки для определенных типов документов (например, «Прикрепите бриф» для согласования договора с подрядчиком). Далее автор получает уведомления о согласовании или отказе согласовать документ, либо комментарии и вопросы в формате стандартных комментариев.

ЭДО - карточка документа 1.png

Согласующие в свою очередь получают задание на согласование документа.

Можно согласовать документ или отказать в согласовании, указав причину. Также возможно добавить дополнительного согласующего.

Можно скачать документ, внести в него изменения и прикрепить новую версию документа. В карточке согласования хранятся все версии.

В случае необходимости полностью согласованный документ можно скорректировать и отправить на повторный круг согласования.

Также реализована логика подтверждения сдачи оригиналов документов в бухгалтерию: в карточку загружается скан подписанного документа, а бухгалтер подтверждает, что оригинал документа принят. Таким образом, в системе хранится архив документов в электронном виде, а оригиналы не теряются по пути в бухгалтерию.

Ознакомиться с документами, размещёнными на Портале, можно в реестре документов или из карточки Проекта (в случае проектного документа). Доступность документа для чтения определённым сотрудником определяется его правами, доступами и особыми настройками. С помощь поля «фильтр-поиск» можно легко найти документы по разным параметрам.

Преимущества модуля:

  • Единый архив документов в электронном виде с удобным поиском;

  • Адаптивность: возможность легко и быстро настроить различные маршруты и логики согласования;

  • Возможность отслеживать статус документов, видеть комментарии и историю изменений;

  • Версионность: каждый согласующий на своем этапе может добавить версию документа (функция добавления версий сделана для внесения небольших правок в документ, не требующих его полного отклонения, что позволяет не затягивать процессы согласований);

  • Прием бухгалтерией оригиналов документов подтверждается системой;

  • Гибкая настройка прав и доступов для различных сотрудников.

Модуль TimeSheet

TimeSheet — система учёта рабочего времени (СУРВ) сотрудников. Списанные часы сотрудников учитываются при расчете фактических бюджетов и рентабельности проектов. Отчеты TimeSheet позволяют менеджменту видеть занятость сотрудников в различных разрезах и корректировать нагрузку.

КРОС использует СУРВ собственной разработки с 2005 года. Система предполагала, что каждый сотрудник должен заполнить обязательные 9 часов в день (при полной занятости) – 8 рабочих часов плюс обед, выбрав из стандартного перечня видов работ. Безусловно, эта система требовала модернизации и адаптации под современные нужды.

Новый кастомный модуль TimeSheet на базе Битрикс24 предполагает, что сотрудники отчитываются по конкретным задачам и событиям, выбирая их из списка своих задач и событий календаря. Также можно создать задачу или событие непосредственно из карточки TimeSheet. Заполнить можно от 0 до 24 в сутки, ограничений нет (но при заполнении более 8 часов система уточнит, точно ли сотрудник хочет списать больше нормы).

ТШ - Карточка ТШ.png

В отчете отражается, к какому направлению (маркетинг и продажи / реализация проектов / административная деятельность / прочее), проекту (для проектной деятельности), группе задач относится задача или событие. Если задача первый раз вносится в отчет, то эти параметры необходимо заполнить, в дальнейшем система запомнит выбор. Если в задаче уже указан проект, в рамках которого она реализуются, данные подтянутся автоматически.

Если сотрудник не заполнил отчет за предыдущий день, система блокирует доступ к порталу (есть возможность несколько раз отложить заполнение).

Отсутствия сотрудников, отраженные в Графики отсутствий стандартного функционала, автоматически отражаются в ТШ (с предварительным подтверждением Отдела кадров).

Взаимосвязь модулей TimeSheet и «Проект» позволит реализовать задачу по учету рабочего времени сотрудников в разрезе бюджетов проектов (в разработке блока «Бюджет проекта»): руководители в режиме реального времени (а не постфактум) смогут видеть значения плановых и фактических трудозатрат, а система – отслеживать отклонения и требовать согласования дополнительных часов.

Преимущества модуля:

  • Сотрудники отчитываются по реальным задачам (модуль «Задачи») и событиям Календаря, а не заполняют отчеты абстрактной деятельностью;

  • Адаптивность: возможность легко и быстро настроить атрибуты задач и событий (направления и группы задач);

  • Возможность проводить анализ трудозатрат в различных разрезах (по сотруднику, подразделению, проекту, периоду и т.д., в том числе используя выгрузку в Excel);

  • Автоматическая система контроля сдачи отчётов;

  • Отдел кадров подтверждает отсутствия сотрудников (отпуска, больничные), прежде чем они отражаются в отчетах TimeSheet;

  • Норма часов (по умолчанию 8 часов в сутки) может корректироваться индивидуально в зависимости от индивидуального рабочего графика;

  • В перспективе – прямое отражение списанных трудозатрат в бюджетах проектов.

 

Основные результаты на текущий момент:

  • 100% всех проектов (с 2021 г.) фиксируются в реестре Проектов: ведется архив, понятен статус и история каждого проекта;

  • 100% финансово-юридических документов согласуются в системе внутреннего ЭДО: ведется архив, понятен статус и история каждого документа, отсутствуют потери. На 15% увеличена скорость согласования каждого документа;

  • Модернизирована система учета рабочего времени, осуществляется постепенный переход;

  • Повышена эффективность и удобство работы: современные справочно-информационные ресурсы, таск-менеджер, сервисы для административных задач.


Планы по развитию:

  • Завершение разработки модуля бюджетирования и интеграция с 1С;

  • Доработка и развитие кастомных модулей по результатам эксплуатации (отчеты TimeSheet, мобильная версия ЭДО, сложная иерархия документов, подбор и выгрузка проектов и документов по критериями и т.д.);

  • Решения для HR: подбор, найм, адаптация, обучение, тестирование и т.д.;

  • Доработка сервисных модулей: техподдержка, бронь переговорных и т.д.

От лица компании благодарю команду ИТ-интегратора Fusion за проделанную работу по разработке кастомных модулей нашего корпоративного портала и изменению стандартной архитектуры системы под наши запросы. Индивидуальный подход — то, что мы ценим в партнёрах. Впереди у нас большие планы по доработке и развитию портала, надеюсь наше сотрудничество с компанией Fusion продолжится
Ольга Нарышкина
Директор по организационному развитию КРОС
Компания развития общественных связей (АО «КРОС»)
Дата внедрения
декабрь 2021 года
Отрасль

Услуги

Направление

Интранет-портал

Продукт

Битрикс24. Коробочная версия

Оставить заявку