Возможности продукта

• Автоматический учет статуса счетов. (оплачено/ не оплачено/оплачено частично)

• Установка планируемой даты оплаты счетов.

• Планирование затрат часов на проект.

• Привязка контрагентов из CRM.

• Добавление комментариев по проекту.

• Отображение истории изменений.

• Разделение расходов на категории.

• Автоматический подсчет баланса проекта, НДС, маржи, и оставшихся часов.

• Возможность добавления сканов документов.

• Распределение прав доступа по ролям.

Как это выглядит:

Модуль “Бюджет проекта” делится на блоки: приход, расход, авансы (подотчетные средства) и отчеты.

Система автоматически рассчитывает: сумму всех денежных средств, часов на работу, НДС, текущий баланс проекта, остаток часов, заложенных на выполнение проекта, маржу плановую и фактическую.

• Текущий баланс проекта. (разница между суммой прихода и расхода)
• Остаток часов. (оставшееся количество часов, отведенных на проект)
• Маржа плановая. (разница между плановым приходом и расходом)
• Маржа фактическая. (разница между фактическим приходом и расходом)

Приход

Приход- часть основной таблицы модуля, отображает движение денежных средств, которые поступили на баланс проекта.

Бюджет проекта создается при проведении сделки в приходе.

Для добавления информации в этот блок, в настройках заполняются исходные данные:

• Номер и сумма счета.
• Плановая дата поступления денежных средств на счет.
• Статус и способ оплаты счета.НДС рассчитывается автоматически в зависимости от выбранного типа НДС.
• Скан документа, как дополнение.

В дальнейшем вся информация отображается в таблице. При получении новых данных (например, оплата счета), информацию можно изменить в настройках счета:

• Сумма оплаты. (возможна оплата частями)

• Дата оплаты.

• Описание.

Статус счета меняется автоматически, в зависимости от внесенной суммы оплаты

Расход

Расход- часть основной таблицы модуля, отображает движение денежных средств, используемых для реализации проекта.

В этом блоке добавляется раздел с выбором категорий, на которые идут денежные средства. В выбранной категории, в настройках заполняются исходные данные:

• Номер и сумма счета.

• Плановая дата поступления денежных средств на счет.

• Статус и способ оплаты счета.

• НДС (рассчитывается автоматически в зависимости от выбранного типа НДС).

Скан документа, как дополнение.

После заполнения всей информации, она отображается в таблице. Данные об оплате счета можно внести, заполнив новую информацию:

• Сумма оплаты.(возможна оплата частями)

• Дата оплаты.

• Описание.

Статус счета меняется автоматически, в зависимости от внесенной суммы оплаты.

Аванс

Данный блок нужен для контроля движения подотчетных денежных средств, требуемых для реализации проекта, все данные отображаются в отдельной таблице.

В отдельной вкладке, посвященной авансам, при выдаче денежных средств, менеджер проекта или его помощник делает запрос на аванс, заполняя информацию:

• Сумма аванса.

• Способ оплаты.

• Назначение.

Все авансы автоматически суммируются в таблице расходов.

После согласования запроса с бухгалтером, статус выдачи денежных средств изменяется.

После того, как бухгалтер согласовал запрос на аванс и выдал денежные средства сотруднику, сотрудник должен отчитаться о потраченных денежных средствах. Для этого он добавляет к запросу на аванс статьи расходов, в которые вносит:

• Потраченную сумма

• Название расхода

• Файл для отчета о потраченных средствах (скан квитанции/чека)

Отчеты

Блок отчеты позволяет выгружать данные о приходе, расходе, бюджете проекта, а также плане и факте движения денежных средств за выбранный период или по всему проекту в целом.

ИНТЕГРИРОВАННЫЙ ПРОЕКТ:

При работе с крупными проектами модуль дает возможность создавать подпроекты.

При создании дочерних проектов учет расходов ведется по отдельности, все данные переносятся в таблицу основного проекта.

Из общей суммы проекта выделяется бюджет и часы на каждый дочерний проект.

Главные проекты

Приходная часть ведется в главном проекте, а расходная в дочерних. В расходной части, добавляются сводные таблицы по каждому дочернему проекту.

Дочерние проекты

Бюджет для дочерних проектов выделяется из главного, поэтому в данной таблице нет приходной части.